Đặt mục tiêu hàng quý và đánh giá hàng quý: Cách lập kế hoạch và thực hiện trong 90 ngày

Một năm là khoảng thời gian quá dài để duy trì sự tập trung vào bất kỳ điều gì.

Bạn đặt mục tiêu vào tháng Một. Đến tháng Ba, một nửa số đó đã trở nên không còn phù hợp. Đến tháng Sáu, bạn đã quên mất những gì mình đã viết ra. Đến tháng Mười Hai, bạn lại đặt ra những mục tiêu tương tự — chỉ khác là bây giờ kèm theo thêm cảm giác tội lỗi.

Đây là điều mà không ai nói với bạn về các mục tiêu hàng năm: khoảng thời gian chính là vấn đề. Mười hai tháng cho phép não bộ của bạn trì hoãn. "Tôi sẽ bắt đầu vào tháng tới" nghe có vẻ hoàn toàn hợp lý khi bạn còn mười một tháng nữa. Ngày trôi qua thành tuần. Tuần trôi qua thành quý. Và bỗng nhiên đã là tháng Mười Một và bạn tự hỏi năm này đã đi đâu mất.

Việc đặt mục tiêu hàng quý giải quyết vấn đề này. Chín mươi ngày. Đủ dài để hoàn thành điều gì đó thực sự. Đủ ngắn để não bộ cảm nhận được hạn chót. Và khi quý kết thúc — dù bạn thành công rực rỡ hay vấp ngã — bạn đều có một khởi đầu mới. Một cuộc đánh giá hàng quý, một sự làm mới và một khởi đầu mới.

Bốn cơ hội mỗi năm thay vì chỉ một. Đó là cuộc chơi.

Tại sao 90 ngày là điểm tối ưu

Verne Harnish, người đã xây dựng sự nghiệp xoay quanh việc thực thi trong kinh doanh, đã đưa ra cùng một nhận định mà hàng ngàn người có thành tích cao đã độc lập khám phá: 90 ngày là nơi tham vọng và thực tế thực sự giao thoa.

Khi nhìn xa 90 ngày, bạn có một ý tưởng thực sự tốt về những gì có thể hoàn thành. Các ước lượng về năng lực của bạn gần như chính xác. Bạn có thể đạt được tiến bộ đáng kể đối với một mục tiêu lớn mà không bị tê liệt bởi cảm giác choáng ngợp rằng "tôi cần lên kế hoạch cho các bước đi trong năm năm".

Ba lợi thế quan trọng:

Tập trung. Bạn không thể đuổi theo mười mục tiêu cùng lúc, vì vậy bạn buộc phải chọn những gì thực sự quan trọng ngay lúc này. Sự ưu tiên bắt buộc đó? Đó là một tính năng, không phải một lỗi.

Phản hồi. Trong ba tháng, bạn có thể thử nghiệm một hướng đi, xem điều gì đang hiệu quả và điều chỉnh trước khi đầu tư thêm chín tháng vào phương pháp sai lầm. Việc lập kế hoạch hàng năm có mối quan hệ nhân quả kém cỏi — việc xem xét các mục tiêu chỉ một lần mỗi năm khiến bạn không thể liên kết các hành động cụ thể với kết quả.

Đà tiến bộ. Các chiến thắng chồng chất nhanh hơn. Bạn không phải đợi mười hai tháng để cảm thấy mình đã hoàn thành điều gì đó. Và đây là điều mà tâm lý học nói với chúng ta: con người phát triển mạnh nhờ những chiến thắng ngắn hạn. Nếu phần thưởng còn cách xa nhiều tháng, não bộ sẽ chuyển năng lượng trở lại việc lướt mạng xã hội vô bổ.

"Thay đổi sự nghiệp của tôi trong năm nay" là mơ hồ và gây choáng ngợp. "Gửi 12 đơn xin việc chất lượng cao trong quý này" là cụ thể và có thể theo dõi được. Cùng một giấc mơ. Kế hoạch rõ ràng hơn.

Tại sao các mục tiêu hàng năm thất bại thầm lặng

Lập kế hoạch hàng năm có vẻ hợp lý. Nó cũng được thiết kế để thất bại.

Sự trì hoãn được tích hợp sẵn. Với mười hai tháng phía trước, "tôi sẽ bắt đầu sau" luôn nghe có vẻ hợp lý. Bạn không lười biếng — bản thân khoảng thời gian đó tạo điều kiện cho sự trôi dạt.

Sự suy giảm động lực. Não bộ của bạn gặp khó khăn trong việc duy trì sự cam kết khi phần thưởng còn cách một năm. Các chu kỳ hàng quý tạo ra sự khẩn cấp mà không gây hoảng loạn.

Sự tiêu thụ được ngụy trang thành tiến độ. Tầm nhìn hàng năm biện minh cho việc mãi mãi ở trong "chế độ chuẩn bị" — đọc thêm, nghiên cứu thêm, lập kế hoạch thêm. Ít kết quả hơn. Bạn biết cảm giác đó: dành ba giờ sắp xếp không gian làm việc Notion và gọi đó là sự hiệu quả.

Khi bạn chuyển sang lập kế hoạch hàng quý, mọi lý do bào chữa của bạn vẫn tồn tại. Chúng chỉ không còn nơi để ẩn nấp.

Hàng năm, hàng quý, hàng tuần: So sánh ba chu kỳ

Chu kỳ	Tần suất đánh giá	Chế độ thất bại	Phù hợp nhất cho
Hàng năm	Một lần một năm	Sự trì hoãn được tích hợp sẵn, sự suy giảm động lực, "chế độ chuẩn bị" vô tận	Đặt ra phương hướng — không bao giờ thực thi
Hàng quý (90 ngày)	Bốn khởi đầu mới mỗi năm	Hiếm — buộc phải tập trung và phản hồi nhanh	Các mục tiêu bản thân
Hàng tuần	52 lần kiểm tra mỗi năm	Việc vặt vãnh, nếu các mục tiêu không cung cấp dữ liệu cho nó	Thói quen trách nhiệm 15 phút

Hàng quý thiết lập mục tiêu, hàng tuần duy trì nó. Hàng năm chỉ nhìn nó chết dần.

Hệ thống năm 12 tuần: Cách hoạt động

Năm 12 Tuần, được tạo ra bởi Brian Moran và Michael Lennington, đưa việc đặt mục tiêu hàng quý đến cực độ hợp lý của nó: coi mỗi 12 tuần như một năm trọn vẹn.

Thay vì dàn trải tầm nhìn của bạn trong mười hai tháng — nơi tính khẩn cấp phai nhạt và sự trì hoãn len lỏi — bạn nén mọi thứ vào 12 tuần. Đây là phương pháp:

Làm rõ tầm nhìn của bạn. Xác định bạn đang trở thành ai và điều gì quan trọng nhất. Không phải tuyên ngôn sứ mệnh của doanh nghiệp — một câu trả lời cá nhân cho "thành công trông như thế nào trong 90 ngày?".
Đặt 1-2 mục tiêu. Không phải năm. Không phải tám. Một mục tiêu chính. Có thể một mục tiêu hỗ trợ. Nếu nó không thể hoàn thành trong 12 tuần, hãy cắt nhỏ nó hơn.
Lập kế hoạch các MITs (Các Nhiệm vụ Quan trọng nhất) hàng tuần. Chia mục tiêu thành 3-5 bước hành động mỗi tuần. Sau đó chặn thời gian để hoàn thành chúng.
Theo dõi các chỉ số đầu vào. Đo lường các đầu vào bạn kiểm soát được — số phút viết, số bài tập đã hoàn thành, số email tiếp cận đã gửi — không phải các kết quả bạn hy vọng.
Giữ các Cuộc họp Trách nhiệm Hàng tuần. Mười lăm đến ba mươi phút xem xét những gì đã xảy ra và những gì tiếp theo.
Làm mới vào Tuần 13. Phản ánh, ăn mừng, hiệu chỉnh và bắt đầu lại.

Khoa học ủng hộ điều này. Theo nghiên cứu của Gail Matthews tại Dominican University, việc viết ra mục tiêu và chia sẻ các cập nhật hàng tuần làm tăng tỷ lệ thành công lên 76%. Định luật Parkinson cho chúng ta biết công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian cho phép — các hạn chót ngắn hơn cắt giảm sự trì hoãn mặc định.

Cách chạy một cuộc đánh giá hàng quý

Cuộc đánh giá hàng quý là nơi hầu hết mọi người hoặc nâng cấp hoặc sụp đổ. Bỏ qua nó, và các quý của bạn mờ nhạt hòa lẫn vào nhau thành một năm không phân biệt được. Làm tốt nó, và mỗi quý cộng dồn trên quý trước.

Đây là quy trình bảy bước được điều chỉnh từ khung đánh giá hàng quý của Taylor Pearson:

Bước 1: Xác định vai trò chính của bạn

Đặt tên cho người bạn là ai trong quý này. Không phải chức danh công việc — mà là vai trò của bạn trong bối cảnh các mục tiêu. "Doanh nhân xây dựng doanh nghiệp nội dung". "Người chuyển đổi sự nghiệp sang khoa học dữ liệu". "Bậc cha mẹ lấy lại sức khỏe tốt".

Nếu bạn đặt tên vai trò tốt, đó gần như là một nửa công việc. Nó định khung mọi quyết định.

Bước 2: Câu hỏi không có đà tiến bộ

Hỏi chính mình: "Tôi sẽ làm gì trong 12 tuần tới nếu tôi không có chút đà tiến bộ nào và không thể thất bại?"

Điều này loại bỏ các chi phí chìm. Bạn có thể phát hiện ra rằng điều bạn đang vật lộn trong nhiều tháng không phải là thứ bạn sẽ chọn nếu bắt đầu từ đầu. Đà tiến bộ rất quan trọng — nhưng chỉ khi nó đưa bạn đi đúng hướng.

Bước 3: Đánh giá tình hình

Trung thực. Điều gì đã diễn ra tốt đẹp? Ba điều bạn đã làm đúng và nên làm nhiều hơn là gì? Điều gì đã diễn ra tệ hại? Những sai lầm lớn nhất là gì? Tại sao bạn không đạt được những gì đã đề ra?

Đây là bước mà "sự phủ nhận không chỉ là một con sông ở Egypt". Hầu hết mọi người bỏ qua nó vì nó không thoải mái. Đó chính xác là lý do nó hoạt động.

Bước 4: Đặt mục tiêu 12 tuần

Trả lời câu hỏi: "Nếu tôi đang đọc điều này 12 tuần kể từ hôm nay, điều gì phải xảy ra để tôi cảm thấy thực sự hài lòng với tiến độ của mình?"

Thúc đẩy mạnh hơn: "Tôi thực sự muốn ở đâu trong 12 tuần — mục tiêu mà tôi gần như quá ngại ngùng để nói ra?"

Bước 5: Xác định KPIs

Tối đa ba KPIs cho mỗi vai trò. Một thậm chí còn tốt hơn. Những điều này phải được xác định rõ ràng và có thể kiểm chứng. "Xuất bản một cuốn sách". "Có 5.000 người đăng ký email". "Chạy 5K trong vòng dưới 25 phút". Không có chỗ cho sự mơ hồ.

Bước 6: Lý do

Tại sao bạn muốn điều này? Việc đạt được nó mở khóa điều gì? Mục tiêu không quan trọng tự thân nó — nó là điều mà nó cho phép bạn làm và người mà nó giúp bạn trở thành. "Lý do" cũng là thứ khiến bạn cam kết về mặt cảm xúc, vì vậy nó cần phải lớn, sống động và cá nhân.

Bước 7: Cách thức

Cụ thể: Những mối nguy hiểm nào cần được loại bỏ? Những cơ hội nào cần được nắm bắt? Những điểm mạnh nào cần được tối đa hóa? Điều này trở thành lộ trình hành động của bạn cho quý.

Khung khổ cho thực thi 90 ngày

Nếu bạn muốn thêm cấu trúc vào việc đặt mục tiêu hàng quý của mình, các quarterly OKRs (Mục tiêu và Kết quả then chốt) là công cụ sắc bén nhất hiện có.

Quy trình lập kế hoạch OKR cho một quý trông như sau:

Xác định 2-4 ưu tiên chiến lược. Trước khi viết bất kỳ OKRs nào, hãy quyết định điều gì phải thay đổi trong quý này. Nếu không có các ưu tiên rõ ràng, OKRs trở thành danh sách nhiệm vụ được ngụy trang thành các mục tiêu.

Viết các mục tiêu xoay quanh kết quả, không phải hoạt động. Mục tiêu của bạn nên mô tả sự thay đổi bạn muốn thấy, không phải công việc bạn dự định làm. "Cải thiện trải nghiệm hướng dẫn khách hàng mới" là một kết quả. "Ra mắt quy trình hướng dẫn mới" là hoạt động.

Xác định các kết quả then chốt có thể đo lường. Mỗi mục tiêu nhận được 2-4 kết quả then chốt với các con số và hạn chót cụ thể:

O: Cải thiện sức khỏe thể chất của tôi trong quý này
- KR1: Hoàn thành 48 buổi tập (4 lần/tuần trong 12 tuần)
- KR2: Giảm mỡ cơ thể từ 22% xuống 18%
- KR3: Ngủ 7+ giờ vào 80% số đêm

Giới hạn tối đa 3 mục tiêu. Các quarterly OKRs quá tải làm loãng sự tập trung. Một mục tiêu tương đương với một kết quả có ý nghĩa.

Lên kế hoạch đánh giá trước. Quyết định trước khi quý bắt đầu tần suất bạn sẽ xem xét tiến độ. Các cuộc kiểm tra hàng tuần hoặc hai tuần một lần là không thể thương lượng.

Theo dõi các chỉ số đầu vào, không phải các chỉ số đầu ra

Một trong những khái niệm mạnh mẽ nhất từ Năm 12 Tuần: sự phân biệt giữa những gì bạn kiểm soát được và những gì bạn hy vọng.

Các chỉ số đầu vào là các hành động bạn kiểm soát được: số phút viết, số bản nháp hoàn thành, số bài tập đã làm, số email tiếp cận đã gửi.

Các chỉ số đầu ra là các kết quả: thu nhập, lượt xem trang, cân nặng, người theo dõi.

Hầu hết mọi người chỉ theo dõi các chỉ số đầu ra. Sau đó họ cảm thấy thất vọng khi cân nặng không thay đổi bất chấp "nỗ lực" của họ. Nghe quen không?

Tập trung vào các chỉ số đầu vào. Giữ một bảng điểm một trang. Nhắm tới hoàn thành 85-100% hàng tuần các hành động đầu vào của bạn. Nếu bạn rơi xuống dưới 70% trong hai tuần liên tiếp, hãy giảm phạm vi cho đến khi bạn lấy lại được sự nhất quán. Tốt hơn là thực thi 85% một kế hoạch nhỏ hơn so với 40% một kế hoạch tham vọng.

Trách nhiệm hàng tuần: Thói quen 15 phút thay đổi mọi thứ

Mỗi tuần, dành 15-30 phút để trả lời bốn câu hỏi:

Điểm số: Tôi đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm các hành động đầu vào?
Chẩn đoán: Điều gì đã hiệu quả? Điều gì không? Tôi đã ẩn nấp ở đâu trong "công việc bận rộn"?
Quyết định: Tôi sẽ điều chỉnh gì — lịch trình, phạm vi hay phương pháp?
Cam kết: Các MITs và các khối thời gian của tôi cho tuần tới là gì?

Trách nhiệm khép kín vòng lặp này là điều biến việc lập kế hoạch hàng quý từ một danh sách mong ước thành một hệ thống thực thi. Khi bạn biết mình sẽ đối diện với bản thân vào mỗi Friday, bạn xuất hiện khác biệt vào Monday.

Bạn có thể làm điều này một mình hoặc với một đối tác. Cả hai đều hoạt động. Chìa khóa là sự nhất quán, không phải định dạng.

Tuần 13: Bốn khởi đầu mới mỗi năm

Vào cuối mỗi chu kỳ 12 tuần, hãy xem xét bảng điểm và kết quả của bạn. Ăn mừng những gì hiệu quả. Phân tích những gì không. Và sau đó — đây là phép màu — làm mới với năng lượng mới.

Thay vì mang theo cảm giác tội lỗi trong mười hai tháng vì bạn "thất bại" với các mục tiêu hàng năm, bạn có bốn cơ hội mỗi năm để hiệu chỉnh. Tuần 13 đầu tiên của bạn cảm thấy như một trang giấy trắng. Bạn không bị đè nặng bởi những gì bạn chưa làm — bạn được tiếp thêm sinh lực bởi những gì bạn đã học.

Đây là sự thay đổi tư duy làm cho việc đặt mục tiêu hàng quý bền vững. Sự hoàn hảo không phải là mục đích. Phương hướng và đà tiến bộ là mục đích.

Các bẫy lập kế hoạch hàng quý phổ biến

Đặt quá nhiều mục tiêu. Hai đến bốn ưu tiên mỗi quý. Hơn thế làm loãng sự tập trung và gây nhầm lẫn về những gì thực sự quan trọng.

Chỉ theo dõi các chỉ số đầu ra. Bạn sẽ cảm thấy thất vọng khi kết quả không nhúc nhích bất chấp nỗ lực của bạn. Theo dõi các đầu vào bạn kiểm soát được.

Bỏ qua việc lập kế hoạch hàng tuần. Nếu không có các MITs và các khối thời gian hàng tuần, các mục tiêu hàng quý sẽ trôi dạt. Mỗi tuần là một chương nhỏ trong câu chuyện 90 ngày của bạn — bỏ qua nó và cốt truyện bị đổ vỡ.

Bỏ qua cuộc đánh giá hàng quý. Dù đó là một quy trình đánh giá chính thức hay một phiên viết nhật ký trung thực, bỏ qua điều này nghĩa là bỏ qua động cơ thúc đẩy tăng trưởng giữa các quý.

Theo đuổi sự hoàn hảo. Bạn bỏ lỡ vài ngày, bị tụt hậu và não bộ thì thầm "bạn đã thất bại rồi". Liều thuốc giải độc: Bạn có tiến bộ có ý nghĩa không? Bạn có xuất hiện nhất quán hơn so với quý trước không? Bạn có học được điều gì không? Đó là thành công.

Kế hoạch 90 ngày của bạn bắt đầu ngay bây giờ

Đây là bước đi của bạn. Chặn 60 phút trong tuần này. Chạy cuộc đánh giá hàng quý — tất cả bảy bước. Đặt một đến ba quarterly OKRs với các kết quả then chốt có thể đo lường. Lên lịch cuộc kiểm tra trách nhiệm hàng tuần đầu tiên của bạn.

Đó là toàn bộ hệ thống. Tầm nhìn, mục tiêu, thực thi hàng tuần, làm mới hàng quý. Đó là Năm 12 Tuần áp dụng vào cuộc sống của bạn.

Key Takeaways

→

Đặt mục tiêu hàng quý hoạt động vì 90 ngày là điểm tối ưu — đủ dài để tiến bộ thực sự, đủ ngắn để cảm thấy khẩn cấp. - Hệ thống: chạy một cuộc đánh giá hàng quý để đặt phương hướng, viết các quarterly OKRs với các kết quả then chốt có thể đo lường, theo dõi các chỉ số đầu vào hàng tuần và sử dụng Tuần 13 như một sự làm mới.

→

Bốn khởi đầu mới mỗi năm đánh bại một tháng Mười Hai đầy tội lỗi mọi lúc.